Tipps zur erfolgreichen Locationsuche

Wie findest Du die perfekte Location für Dein Event?

Zur Organisation einer Veranstaltung gehört die Wahl der optimalen Location. Die gewählte Eventlocation kann maßgeblich für den Erfolg Deines Events verantwortlich sein. Aus diesem Grund sollte sie gut und sorgfältig recherchiert sein. Welche Aspekte Du bei der Suche nach der perfekte Location am besten berücksichtigst, fassen wir in diesem Artikel zusammen. PLACCES berät Dich bei der Locationsuche mit hilfreichen Tipps. Ganz gleich, ob Du eine Messe, Hochzeit oder Gala planst!

Tipp 1: Art von Event klären

Im ersten Schritt überlegst Du Dir, welche Art von Ereignis Du veranstaltest. Zum Beispiel konzentriert man sich bei der Suche nach Räumlichkeiten für Konferenzen auf andere Kriterien als bei Filmlocations oder Partyräumen. Auf die Entscheidung über die Art des Events folgt die Frage nach den Zielen und Absichten. Handelt es sich um ein einfaches, einmalig stattfindendes Meeting zum Kennenlernen der Partner? Hier wären schlichte Besprechungsräume oder Konferenzzimmer der ideale Platz. Oder sprechen wir über eine Charity-Gala, die mit spektakulärem Ambiente beeindrucken soll? Unterschiedliche Ziele verlangen nach unterschiedlichen Locations.

Tipp 2: Anzahl der Gäste bestimmt Größe der Location

Die Größe der Eventlocation ist ein wichtiger Punkt bei der Locationsuche. Zum einen darfst Du keinen zu großen Raum mieten. So läufst Du nämlich Gefahr, den Eindruck einer wenig besuchten Veranstaltung zu erwecken. Zum anderen möchte auch keiner darauf achten müssen, den anderen Gästen nicht auf die Füße zu treten. Weshalb eine zu kleine Location auch zu vermeiden ist. Die Anzahl der zu erwartenden Gäste sollte daher gut abgeschätzt werden, um solchen Horrorszenarien tatsächlich nicht gegenüber stehen zu müssen

Tipp 3: Locationportale nutzen

Die Suche nach „Location für Hochzeit“ ergibt Millionen Treffer. Natürlich fehlt es an der nötigen Zeit, die Locations einzeln durchzuklicken und zu begutachten. An dieser Stelle kommen Locationportale wie PLACCES ins Spiel, die das Leben um ein Vielfaches einfacher gestalten. Du hast als Kunde die vorteilhafte Möglichkeit, Dir in kürzester Zeit ein Bild von den Locations in der Nähe zu machen. Eine Suchmaske mit diversen Filteroptionen grenzt die Suche zusätzlich ein. Wenn Dir eine Location gefällt, stellst Du direkt eine Anfrage an den Anbieter. Kinderleicht und effizient, wie wir finden!

Tipp 4: Eigene Kriterien festlegen

Die ersten Locations sind gefunden? Dann sortiere sie nach den für Dich wichtigsten Kriterien. Solche können unter anderem sein:

• Wie sieht die Bereitstellung von Tagungstechnik aus? Bei professionellen Events ist eine moderne Ausstattung das A und O.
• Gibt es genug Sanitärräume, evtl. Räume für Kinderbetreuung? Ist die Location allgemein kindergerecht?
• Erreichen die Teilnehmer die Eventlocation schnell und einfach mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Ist die Location zentral gelegen?
• Bestehen Parkmöglichkeiten in der unmittelbaren Nähe?
• Stuft man die Infrastruktur des Veranstaltungsorts als behindertengerecht ein?

Tipp 5: Versteckte Kosten entdecken

Die Traumlocation ist gefunden und passt hervorragend in das Budget? Freu Dich nicht zu früh, denn in der Regel bilden die Preisangaben auf Webseiten und Portalen lediglich die reine Raummiete ab. Wir raten Dir, vorab mit dem Manager der Location über potentielle Kosten zu sprechen:

• Sind alle Nebenkosten, wie Strom, Heizkosten, Abfallbeseitigung, Mobiliar, Veranstaltungstechnik, Endreinigung, in dem Preis enthalten?
• Bist Du an einen festen Caterer gebunden oder ist ein fremdes Catering möglich? Je nach Locationbetreiber kann es vorkommen, dass nur hauseigenes Catering oder ein gegebener Partner erlaubt wird. In diesem Fall stellst Du sicher, dass der Anbieter Deinen Anforderungen hinsichtlich Preis und Qualität entspricht und nicht den Kostenrahmen sprengt. Beachte außerdem die gesonderten Kosten für das Servicepersonal, welche in Catering-Pauschalen nicht inbegriffen sind.
• Wird ein Nachtzuschlag berechnet? Beim Nachtzuschlag handelt es sich um einen zu zahlenden Betrag, der ab einer bestimmten Uhrzeit, meistens ab 0 Uhr oder 1 Uhr, anfällt. Informiere Dich, ab wann und in welchem Umfang ein Nachtzuschlag hinzukommt.

Wenn die Gesamtkosten feststehen, vergleiche mehrere Locations in puncto Preis-Leistungs-Verhältnis miteinander. Auf diese Weise erkennst Du sehr schnell, welche Anbieter überteuert sind bzw. faire Preise bieten.

Tipp 6: Location früh besichtigen

Bevor Nägel mit Köpfen gemacht werden, solltest Du sehr früh einen Besichtigungstermin mit dem Locationinhaber vereinbaren. Dadurch erhältst Du einen Eindruck der Atmosphäre der Räumlichkeiten, die Bilder nicht vermitteln. Die Besichtigung darf zudem nicht wenige Wochen gar Tage vorher stattfinden. Falls die Eventlocation nicht Deinen Vorstellungen entspricht, gerätst Du schnell in Zeitnot bei der Suche nach einem alternativen Veranstaltungsort. Nimm ferner eine Checkliste mit unbeantworteten Fragen mit, die Du mit dem Eventplaner durchgehst. Zu klärende Fragen sind beispielsweise:

• Welche Sicherheitsvorschriften sind zu beachten? Sind Brandschutzordnung, Fluchtwege etc. vorhanden?
• Wie sensibel ist die Nachbarschaft bei lauter Musik?
• Werden andere Dienstleistungen wie Technik, Dekoration oder DJ angeboten?
• Ist eine Versicherung für die Veranstaltung im Mietvertrag vorgesehen?

Hast Du noch weitere Tipps zur Locationsuche? Wir freuen uns auf Deine Kommentare!

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